Att sälja varor online är spännande, men när du börjar titta på export och försäljning till andra länder kan det snabbt bli en djungel av regler. Moms, EORI-nummer och tullavgifter är bara några av de termer som kan verka skrämmande. Men oroa dig inte! Med rätt förberedelser blir processen mycket enklare.

I den här guiden går vi igenom det viktigaste du som e-handlare behöver ha koll på för att hantera försäljning inom EU och export utanför EU, med fokus på moms/VAT, EORI och tullregler.

Försäljning inom EU: Förenklad hantering med OSS

Försäljning inom EU kan delas upp i två kategorier: försäljning till privatpersoner och försäljning till företag.

Försäljning till privatpersoner

Sedan 2021 har momsreglerna för försäljning till privatpersoner inom EU förenklats tack vare One Stop Shop (OSS). Om din totala försäljning till andra EU-länder överstiger 10 000 euro per år, ska du ta ut köparens lands moms.

Istället för att momsregistrera dig i varje land du säljer till kan du enkelt rapportera och betala all moms via en enda momsdeklaration i Sverige – OSS-deklarationen. Det här sparar enormt mycket tid och administration.

Att tänka på:

• Registrering: Du registrerar dig för OSS hos Skatteverket.
• Moms: Du ska alltid ta ut momssatsen som gäller i kundens land.
• Rapportering: Du lämnar en kvartalsvis OSS-deklaration där du redovisar all försäljning till EU-länder.

Om din försäljning ligger under 10 000 euro per år kan du fortfarande använda de svenska momsreglerna, men de flesta väljer att registrera sig för OSS ändå för att framtidssäkra sin verksamhet.

Försäljning till företag (B2B)

När du säljer till företag i andra EU-länder är huvudregeln att det är köparen som ska redovisa momsen i sitt hemland (s.k. omvänd skattskyldighet). För att detta ska gälla måste du dock kontrollera att köparens företag har ett giltigt momsregistreringsnummer (VAT-nummer). Det kan du göra på den här länken.

Att tänka på:

• Kontrollera VAT-nummer: Använd VIES-systemet (VAT Information Exchange System) för att verifiera att kundens VAT-nummer är giltigt.
• Fakturering: Fakturera utan moms och skriv tydligt på fakturan att det rör sig om en ”omvänd skattskyldighet” eller ”reverse charge”.

Periodisk sammanställning: Din B2B-rapportering

Utöver din vanliga momsdeklaration måste du lämna in en periodisk sammanställning till Skatteverket. Detta är en rapport som sammanställer all din momsfria försäljning av varor och tjänster till företag i andra EU-länder. Skatteverket använder sedan denna information för att kontrollera att köparen i det andra landet har redovisat momsen korrekt.
Vad ska ingå?

• Kundens momsregistreringsnummer (VAT-nummer).
• Det totala värdet av varorna eller tjänsterna du sålt till varje kund under rapporteringsperioden.

Den periodiska sammanställningen ska lämnas in varje månad om du säljer varor, och oftast kvartalsvis för tjänster.

Det är alltså ett obligatoriskt steg för att din momsfria försäljning till företag inom EU ska vara korrekt.

När räcker inte OSS till? Lokala momsregistreringar

Medan OSS är en bra förenkling, är det viktigt att förstå att den inte täcker alla scenarier. Det finns situationer där du trots allt behöver momsregistrera dig i ett annat EU-land.

Detta blir aktuellt när du har en fysisk närvaro i ett annat land, vilket kallas för ett fast etableringsställe. Några vanliga exempel för e-handlare är:

Lagerhållning i annat EU-land

Många e-handlare väljer att lagra sina varor i ett annat EU-land för att snabba upp leveranser och sänka fraktkostnader. Till exempel, om du använder en tredjepartslogistik (3PL)-partner som lagrar och skickar dina varor från ett lager i Tyskland, räknas det som en momsregistreringspliktig transaktion i Tyskland. I det fallet måste du:

• Momsregistrera dig i Tyskland.
• Redovisa och betala tysk moms för all försäljning som sker från det tyska lagret. Denna försäljning kan inte hanteras via OSS.

Fysisk butik eller kontor

Om du öppnar en fysisk butik, ett showroom eller ett permanent kontor i ett annat EU-land för din e-handelsverksamhet, räknas det som ett fast etableringsställe. Du blir då momsregistreringsskyldig i det landet och måste redovisa moms för all försäljning som sker därifrån.

Lokala inköp

I vissa fall kan omfattande inköp av varor och tjänster i ett annat EU-land kräva lokal momsregistrering. Även om du har rätt till momsåterbetalning kan det vara mer administrativt effektivt att momsregistrera dig lokalt för att kunna dra av momsen direkt.

Dropshipping m.m.

Vissa specifika försäljningsmodeller, som till exempel dropshipping med specifika upplägg eller försäljning av begagnade varor, kan ha egna momsregler som gör att du behöver momsregistrera dig i det land där varorna befinner sig eller där transaktionen äger rum. Reglerna för dessa typer av försäljning är ofta komplexa och kan variera mellan olika länder.

Sammanfattningsvis är huvudregeln att om din verksamhet har en fysisk närvaro i ett annat land, utöver att bara sälja dit, blir en lokal momsregistrering nödvändig.

Försäljning inom EU vid vid dropshipping från land utanför EU

Använd IOSS-systemet (Import One Stop Shop)

IOSS är ett frivilligt system som skapats av EU för att förenkla momsrapporteringen på varor som importeras från länder utanför EU, med ett värde på högst 150 euro. Detta är den vanligaste och mest rekommenderade metoden för e-handlare som säljer till privatpersoner inom EU.

Så här fungerar det:

• Registrering: E-handlaren registrerar sig för IOSS i ett EU-land (till exempel i Sverige).
• Moms vid köpet: När en kund från EU handlar i din butik, lägger du till och samlar in den lokala momsen (t.ex. 25% för Sverige) direkt i kassan.
• Månatlig rapportering: Du rapporterar och betalar all insamlad moms för alla EU-länder via en enda, månatlig IOSS-deklaration.
• Smärtfri leverans: Eftersom momsen redan har betalats, kan paketet passera tullen utan att kunden behöver betala något extra. Ditt IOSS-nummer måste finnas med i tulldeklarationen för att detta ska fungera smidigt.

Viktigt att notera:

• IOSS gäller endast för varor med ett värde under 150 euro. Försändelser över detta värde måste hanteras på annat sätt.
• Systemet gäller inte för varor som omfattas av punktskatter, som till exempel alkohol eller tobak.

Använd leveransvillkoret DDP (Delivered Duty Paid)

För varor som har ett högre värde än 150 euro, eller för försändelser där IOSS inte är tillämpligt, är lösningen att använda leveransvillkoret DDP (Delivered Duty Paid). Läs mer om DDP nedan.

Export utanför EU: vad som gäller för dig och din kund

När en svensk e-handlare säljer varor till kunder utanför EU, är det avgörande att ha koll på exportregler, tullhantering och moms. Här är en översikt av de viktigaste stegen och begreppen:

1. Registrering och dokumentation

• EORI-nummer: För att kunna exportera varor måste ditt företag ha ett EORI-nummer. Detta är ett unikt identifikationsnummer som används i all tullkommunikation och ansöks om hos Tullverket. Utan ett EORI-nummer kan du inte deklarera varor.
• Exportdeklaration: Vid varje export måste du lämna in en exportdeklaration till Tullverket. Detta bekräftar att varorna lämnat EU och är nödvändigt för att du ska kunna fakturera kunden utan svensk moms.
• Varukod (HS-nummer): Varje vara har en unik varukod. Denna kod styr hur mycket tull kunden i destinationslandet måste betala. Du måste ange rätt varukod i din exportdeklaration.
• Ursprungsland: Du måste ange varans ursprungsland, oftast Sverige, i dina tull- och fraktdokument.

2. Moms, tull och kundupplevelse

När du exporterar är huvudregeln att du säljer varorna utan svensk moms. Kunden ansvarar sedan för att betala tull, moms och eventuella avgifter när varan anländer i deras land. Detta kan dock leda till oväntade kostnader och en dålig kundupplevelse. För att undvika detta kan du använda leveransvillkoret DDP.

Vad är DDP?

DDP står för Delivered Duty Paid (levererat, tull betald). Det är en internationell handelsregel där du som säljare tar fullt ansvar för alla kostnader och all administration som rör transporten, inklusive tullavgifter och importmoms i kundens land.

Så fungerar DDP:

• Du kalkylerar: Du beräknar de potentiella tull- och momskostnaderna i kundens land och lägger till dem i produktpriset eller fraktavgiften du tar ut i kassan.
• Du momsregistrerar dig lokalt: Eftersom du betalar importmomsen i kundens land, räknas det juridiskt som en inhemsk försäljning. För att kunna dra av den importmoms du betalat och redovisa försäljningen korrekt, måste du momsregistrera dig i det landet. Utan denna registrering riskerar du att förlora pengar och bryta mot lokala regler.
• Kunden får en smidig upplevelse: Med DDP kan kunden få sitt paket levererat direkt till dörren utan att behöva hantera tullpapper eller betala oväntade avgifter.

Sammanfattning export utanför EU

Begrepp	Beskrivning	Varför
EORI-nummer	Ett unikt företagsnummer för all tullhantering.	Krav för att få exportera varor.
Exportdeklaration	En rapport till Tullverket vid varje försändelse.	Bevis på export som gör att du kan sälja varor utan svensk moms.
DDP (Delivered Duty Paid)	En leveransmetod där säljaren betalar all tull och moms i destinationslandet.	Kunden får en bättre köpupplevelse och detta minskar risken för avbrutna köp.
Lokal momsregistrering	Registrering i kundens land om du använder DDP.	Krav för att kunna dra av importmoms och redovisa försäljningen korrekt.