Att få tillbaka moms betald i andra EU-länder är viktigt för internationellt verksamma företag. Här är en steg-för-steg-guide – från ansökan till utbetalning.

Steg-för-steg-guide

1.        Elektronisk ansökan via Skatteverkets e-tjänst
Alla ansökningar görs digitalt via “Momsåterbetalning inom EU” med e-legitimation. Pappersansökningar godtas endast via utländska ombud.

2.        Specifikation av kostnader med EU-koder

a.        Använd standardkoder för kostnadstyper (t.ex. ACCOM för logi, TRAIN för tågresor).

b.        Lista alla fakturor med belopp, moms och utförlig beskrivning.

3.        Tidsfrister att hålla koll på

a.        Sista ansökningsdag: 30 september året efter momsperioden.

b.        Beslutsfrist: Det aktuella landet har 8 månader på sig att behandla ansökan.

4.        Dokumentation

a.        Spara originalfakturor i 10 år – återbetalningslandet kan begära dessa.

Viktiga regler att känna till om momsåterbetalning

Krav	Detaljer
Minimibelopp	400 EUR (kvartalsvis) eller 50 EUR (helår)
Tillåtna kostnader	Du kan få momsåterbäring för de flesta utgifter i samband med affärsresor och besök utomlands.
Exkluderade utgifter	I en del EU-länder kan man inte få tillbaka momsen för vissa typer av utgifter, t.ex. restaurangbesök, underhållning, bilar och bränsle.

Vanliga fallgropar

·      Brexit-specifika regler: För moms betald i Storbritannien efter 2020 görs ansökan direkt till HMRC, inte via Sverige.

·      Tekniska fel: Vissa länder (t.ex. Danmark) har kodningsproblem – kontakta Skatteverket om du inte fått kvittens inom några dagar.

·      Saknad momsregistrering: Företaget måste ha varit momsregistrerat under ansökningsperioden.

Exempel på lyckad ansökan

Ett svenskt techbolag återför 12 000 SEK i tysk moms för en mässa i Berlin:

1.        Registrerar alla fakturor med kod ”FAIR” i e-tjänsten.

2.        Skickar ansökan senast 30 september 2025 för utgifter 2024.

3.        Får utbetalning från Tyskland inom 8 månader.