Momsregistrering i Polen för svenska företag – guide 2026

Har ert företag lager i Polen, säljer varor lokalt eller använder Amazon FBA och PAN-EU? Då kan ni behöva momsregistrering i Polen, även om bolaget är etablerat och momsregistrerat i Sverige.

Den avgörande frågan är inte bara hur stor försäljningen är. Var varorna finns, hur de flyttas och vem som säljer eller importerar dem påverkar om polsk momsregistrering krävs. OSS kan förenkla viss B2C-försäljning över gränserna, men ersätter normalt inte en lokal registrering när varor lagras eller säljs från Polen.

VATxpress har operativ verksamhet och lokal momskompetens på plats i Polen. Vi hjälper svenska företag genom hela processen – från bedömning och registrering till JPK-rapportering och kontakt med den polska skattemyndigheten.

När behöver ett svenskt företag momsregistrera sig i Polen?

Ett svenskt företag kan behöva ett polskt VAT-nummer när det genomför transaktioner som ska beskattas eller rapporteras i Polen. Vanliga situationer är att företaget:

• lagrar egna varor hos ett polskt 3PL- eller fulfillmentlager
• använder Amazon FBA eller PAN-EU och Amazon placerar varor i Polen
• flyttar egna varor från Sverige eller ett annat EU-land till Polen
• säljer varor från ett polskt lager till polska kunder
• säljer varor från Polen till kunder i andra EU-länder
• importerar varor från ett land utanför EU till Polen i eget namn
• köper och säljer varor lokalt i Polen
• genomför installationer, projektleveranser eller andra transaktioner med polsk beskattningsort

Registreringsbehovet måste bedömas utifrån det faktiska varu- och fakturaflödet. Ett polskt lager innebär inte automatiskt att företaget har ett fast etableringsställe i Polen, men lagerhållningen och transaktionerna kan ändå skapa lokal momsregistrerings- och rapporteringsskyldighet.

Snabbguide: vanliga affärssituationer

Affärssituation	Vanlig momshantering	Polsk momsregistrering?
Varor skickas från Sverige direkt till polska privatkunder	Kundlandets moms kan redovisas via OSS	Normalt inte enbart på grund av denna försäljning
Egna varor flyttas till lager i Polen	Unionsintern överföring till Polen och lokala lagertransaktioner	Normalt ja
Försäljning från polskt lager till polska kunder	Inhemsk polsk försäljning	Normalt ja
Försäljning från polskt lager till privatkunder i andra EU-länder	Utgående distansförsäljning; OSS kan användas för den gränsöverskridande B2C-försäljningen	Ja, på grund av lagret och de lokala transaktionerna
Amazon lagrar varor i Polen genom FBA eller PAN-EU	Varuöverföringar och försäljning måste rapporteras utifrån Amazons lagerflöden	Normalt ja
Varor importeras från tredjeland direkt till Polen	Polsk import och efterföljande försäljning	Ofta ja

Tabellen är en översikt. Avtal, leveransvillkor, äganderätt, kundtyp och marknadsplatsens roll kan förändra bedömningen.

Lager och 3PL i Polen

Polen har blivit ett viktigt logistiknav för europeisk e-handel. Svenska företag använder ofta polska 3PL- och fulfillmentaktörer för att korta leveranstider och sänka logistikkostnaderna.

Om ert företag äger varorna som lagras i Polen behöver varuförflyttningen och den efterföljande försäljningen normalt hanteras i den polska momsredovisningen. Det gäller även om lagret drivs av en fristående logistikpartner och företaget saknar egen personal eller egna lokaler i Polen.

När varor flyttas från Sverige till det polska lagret behandlas det normalt som en överföring av egna varor mellan två EU-länder. Företaget redovisar då normalt en unionsintern leverans i avsändarlandet och ett unionsinternt förvärv i Polen. För detta behövs vanligtvis ett polskt VAT-nummer innan varuflytten genomförs.

Läs även vår guide om lager i ett annat EU-land och lokal momsregistrering.

Amazon FBA och PAN-EU i Polen

Polen är ett vanligt lagerland i Amazons europeiska fulfillmentnätverk. Om ni aktiverar ett FBA- eller PAN-EU-upplägg som tillåter lagerplacering i Polen kan Amazon flytta varor till och från polska lager inom ramen för de länder ni har godkänt.

Det kan medföra att ni behöver:

• registrera företaget för polsk VAT och VAT-UE
• rapportera överföringar av egna varor till och från Polen
• redovisa lokala försäljningar från polska lager
• redovisa unionsinterna förvärv och leveranser
• stämma av Amazons transaktions- och lagerdata mot JPK-rapporteringen
• bedöma vilka B2C-försäljningar som kan rapporteras genom OSS

Det räcker alltså inte att enbart titta på vilket Amazon-land kunden handlar från. Det är den faktiska lagerplaceringen och varuförflyttningen som styr flera av momsrapporteringens skyldigheter.

Läs mer i vår guide om Amazon moms, FBA och PAN-EU.

Kan OSS ersätta momsregistrering i Polen?

Nej, normalt inte om ni har egna varor i ett polskt lager.

OSS är en förenklad rapporteringslösning för viss gränsöverskridande B2C-försäljning inom EU. Systemet kan användas när varor skickas från ett EU-land till privatkunder i andra EU-länder, men det täcker inte alla transaktioner som uppstår i ett lagerland.

Om ni säljer från ett polskt lager till en kund i Polen är det en inhemsk polsk försäljning. Den ska normalt redovisas i den lokala polska momsrapporteringen, inte i OSS. Även överföringar av egna varor och andra lagerrelaterade transaktioner ligger utanför OSS.

Ett företag kan därför behöva både:

• polsk momsregistrering för lager, lokala transaktioner och varuöverföringar
• OSS för kvalificerad distansförsäljning från Polen till privatkunder i andra EU-länder

Läs vår fördjupning om OSS och när lokal momsregistrering fortfarande krävs.

Försäljning till polska privatpersoner

Om varorna skickas direkt från Sverige till privatpersoner i Polen kan försäljningen normalt omfattas av EU:s regler om unionsintern distansförsäljning. När den gemensamma EU-tröskeln på 10 000 euro har passerats – eller när företaget frivilligt valt destinationslandsbeskattning – ska polsk moms tas ut. Momsen kan då normalt redovisas genom OSS i Sverige.

Om varorna däremot redan finns i Polen när de säljs till den polska kunden är försäljningen lokal. Då används normalt det polska VAT-numret och försäljningen redovisas i Polen.

B2B-försäljning från Polen till andra EU-länder

Vid försäljning från ett polskt lager till ett momsregistrerat företag i ett annat EU-land kan transaktionen under rätt förutsättningar behandlas som en unionsintern leverans.

För att tillämpa momsfrihet behöver företaget bland annat:

• vara registrerat för VAT-UE i Polen
• verifiera kundens giltiga VAT-nummer
• kunna visa att varan transporterats från Polen till ett annat EU-land
• ha korrekt faktura och transportdokumentation
• rapportera transaktionen i JPK och den polska sammanställningen VAT-UE

Om dokumentationen eller kundens VAT-nummer saknas kan momsbehandlingen behöva ändras.

Import till Polen från ett land utanför EU

Om varor importeras från exempelvis Kina, USA eller Storbritannien direkt till Polen måste ni fastställa vem som är importör. Om det svenska företaget står som importör kan ett polskt EORI-nummer, polsk momsregistrering och lokal hantering av importmomsen bli aktuella.

Importen är en separat transaktion från den efterföljande försäljningen. Det betyder att tullvärde, varukod, ursprung, importmoms och rätten till avdrag måste kunna styrkas med korrekta tull- och transportdokument.

Så går momsregistrering i Polen till

1. Kartlägg transaktionsflödena

Identifiera var varorna köps in, var de lagras, hur de flyttas och vilka kunder som köper dem. Fastställ även vem som importerar varorna och om marknadsplatser medverkar i försäljningen.

2. Fastställ registreringsdatum

Registreringen bör normalt vara på plats innan den första transaktion som kräver ett polskt VAT-nummer. Det kan exempelvis vara den första överföringen av egna varor till Polen eller den första lokala försäljningen.

3. Förbered ansökan

Registreringen görs genom det polska formuläret VAT-R. Utländska företag kan också behöva lämna identifieringsuppgifter och handlingar som styrker bolagets verksamhet och registreringsorsak.

4. Hantera frågor från skattemyndigheten

Den polska skattemyndigheten kan begära kompletteringar eller underlag som visar att företaget bedriver eller planerar verklig ekonomisk verksamhet i Polen. En ofullständig eller motsägelsefull ansökan kan förlänga processen.

5. Sätt upp den löpande rapporteringen

Efter registreringen behöver ERP-, webbshops-, lager- och marknadsplatsdata anpassas till polska rapporteringskrav. Det räcker inte att bara erhålla ett VAT-nummer.

Vilka dokument kan behövas?

Den exakta dokumentlistan beror på företagets upplägg, men följande underlag efterfrågas ofta:

• aktuellt registreringsbevis för det svenska bolaget
• uppgift om svenskt organisations- och VAT-nummer
• bolagsordning eller motsvarande bolagshandling
• uppgifter om firmatecknare och styrelse
• beskrivning av verksamheten och de planerade transaktionerna i Polen
• avtal med lager, 3PL, Amazon eller andra marknadsplatser
• exempel på order, inköps- eller försäljningsavtal
• uppgift om planerat registreringsdatum
• fullmakt för lokalt ombud
• polsk adress för registrerings- och myndighetskommunikation när det krävs

Handlingar kan behöva lämnas på polska eller tillsammans med översättning. Kraven bör kontrolleras för det enskilda ärendet innan ansökan skickas in.

Löpande polsk momsrapportering

JPK_V7

Polen använder elektronisk standardrapportering genom JPK. En aktiv polsk momsregistrering innebär normalt att företaget ska lämna JPK_V7 elektroniskt. Rapporten kombinerar momsdeklaration och detaljerade uppgifter från momsregistren.

JPK lämnas normalt senast den 25:e dagen efter rapporteringsperiodens slut. Utländska företag får i praktiken ofta månadsvis rapportering genom JPK_V7M. Rätt rapporteringsform och första period ska bekräftas i samband med registreringen.

VAT-UE

Unionsinterna leveranser, vissa tjänster och relevanta varuöverföringar ska rapporteras i den polska periodiska sammanställningen VAT-UE. Den lämnas elektroniskt och normalt månadsvis senast den 25:e dagen efter rapporteringsmånaden.

Intrastat

Varuflöden mellan Polen och andra EU-länder kan även omfattas av Intrastat. Skyldigheten uppstår när företagets deklarationspliktiga varuflöden passerar det aktuella polska tröskelvärdet eller när företaget blir uppgiftsskyldigt. Trösklarna fastställs per kalenderår och bör därför kontrolleras löpande.

Fakturering och polska e-fakturaregler

Polens regler för elektronisk fakturering genom KSeF utvecklas under 2026. Om och när ett utländskt företag omfattas beror bland annat på etablering och hur transaktionen är strukturerad. KSeF-bedömningen bör därför göras separat och utifrån de regler och övergångsbestämmelser som gäller för den aktuella perioden.

Behöver ett svenskt företag ett skatteombud i Polen?

Ett företag etablerat i Sverige behöver normalt inte utse en obligatorisk fiscal representative enbart för att momsregistrera sig i Polen. Det kan däremot vara praktiskt att ge ett lokalt momsombud fullmakt att hantera registreringen, rapporteringen och kommunikationen med myndigheterna.

VATxpress har operativ verksamhet i Polen och kan sköta processen på polska, följa upp myndighetsfrågor och samordna rapporteringen med företagets svenska ekonomifunktion.

Vanliga misstag vid polsk momsregistrering

Varor flyttas innan VAT-numret är klart

Om varor skickas till Polen innan registreringen är på plats kan företaget behöva korrigera tidigare perioder och hantera försenad rapportering.

OSS används för lokala polska försäljningar

OSS ersätter inte den polska momsdeklarationen för varor som säljs lokalt från ett lager i Polen.

Amazon-data stäms inte av mot lagerflödena

Försäljningsrapporter räcker inte alltid. Varuöverföringar, returer, lagerjusteringar och marknadsplatsens roll måste också analyseras.

Transportbevis saknas

Utan tillräcklig dokumentation kan en unionsintern leverans ifrågasättas och polsk moms bli aktuell.

Registreringen behandlas som en engångsåtgärd

Det polska VAT-numret är början på en löpande rapporteringsskyldighet. JPK, VAT-UE, avstämningar och eventuellt Intrastat måste hanteras efter registreringen.

Checklista innan ni etablerar lager eller försäljning i Polen

1. Ska företaget äga varor som lagras i Polen?
2. När sker den första varuöverföringen eller lokala försäljningen?
3. Används 3PL, Amazon FBA eller PAN-EU?
4. Flyttas varor mellan Polen och andra EU-länder?
5. Säljer ni B2C, B2B eller både och?
6. Vilka transaktioner ska redovisas lokalt och vilka kan omfattas av OSS?
7. Importeras varor direkt till Polen från ett land utanför EU?
8. Finns korrekta transport-, lager- och importunderlag?
9. Kan systemen ta fram data för JPK_V7 och VAT-UE?
10. Vem ansvarar för deklarationer och kontakt med den polska skattemyndigheten?

Vanliga frågor om momsregistrering i Polen

Måste vi momsregistrera oss i Polen om vi har lager där?

Om ert företag äger varor i ett polskt lager och flyttar eller säljer dem därifrån krävs normalt polsk momsregistrering. Det gäller även när lagret drivs av en extern 3PL-aktör eller Amazon.

Kan vi använda OSS i stället för ett polskt VAT-nummer?

OSS kan användas för viss gränsöverskridande B2C-försäljning, men ersätter normalt inte lokal momsregistrering för lager, varuöverföringar eller inhemsk försäljning i Polen.

Behöver Amazon FBA-säljare momsregistrering i Polen?

Om Amazon lagrar era varor i Polen uppstår normalt transaktioner som kräver ett polskt VAT-nummer och lokal rapportering. Kontrollera vilka lagerländer som är aktiverade i ert FBA- eller PAN-EU-upplägg.

Hur ofta lämnas polska momsrapporter?

JPK_V7 lämnas elektroniskt och normalt månadsvis för utländska företag. VAT-UE lämnas normalt månadsvis när rapporteringspliktiga unionsinterna transaktioner har genomförts.

Måste ett svenskt företag ha ett polskt skatteombud?

Ett svenskt företag behöver normalt inte en obligatorisk fiscal representative för polsk momsregistrering. Ett lokalt ombud kan ändå förenkla ansökan, den löpande rapporteringen och myndighetskontakten.

Lokal hjälp med momsregistrering i Polen

VATxpress har ett operativt team och lokal momskompetens på plats i Polen. Vi hjälper svenska företag med:

• bedömning av om och när polsk momsregistrering krävs
• ansökan om polskt VAT- och VAT-UE-nummer
• analys av lager, 3PL, import och Amazon FBA
• löpande JPK_V7- och VAT-UE-rapportering
• avstämning av transaktions- och lagerdata
• Intrastat när rapporteringsskyldighet uppstår
• kontakt med den polska skattemyndigheten på polska

Kontakta VATxpress för en genomgång av ert planerade eller befintliga upplägg i Polen.

Relaterade guider

• Amazon moms – FBA och PAN-EU
• OSS moms för e-handlare
• Momsregler för försäljning inom och utanför EU
• Ansökan om momsregistrering utomlands

Källor och vidare läsning

• Polska finansministeriet: grundläggande information om VAT
• Biznes.gov.pl: registrering som VAT-UE-betalare
• Polska finansministeriet: SME-regler för företag från andra EU-länder
• Polska finansministeriet: JPK_VAT med deklaration

Informationen är generell och ersätter inte en bedömning av företagets faktiska transaktioner. Regler, blanketter och rapporteringskrav kan ändras.