Lagerhantering utomlands moms påverkar momsen redan när företagets egna varor flyttas till ett lager i ett annat EU-land.
Att placera lager i ett annat EU-land kan ge snabbare leveranser, lägre fraktkostnader och bättre förutsättningar för internationell tillväxt. Samtidigt förändras momshanteringen när företagets varor flyttas över en landsgräns och lagras utanför Sverige.
Ett lager i ett annat EU-land kan medföra krav på lokal momsregistrering, lokala momsdeklarationer och rapportering av varuöverföringar. Det kan gälla oavsett om lagret drivs i egen regi, av en tredjepartslogistiker (3PL) eller genom ett program som Amazon FBA eller PAN-EU.
Det avgörande är inte enbart att det finns ett lager. Bedömningen påverkas bland annat av vem som äger varorna, hur de transporteras, från vilket land försäljningen sker och om varorna säljs lokalt eller skickas vidare till kunder i andra EU-länder.
I den här guiden går vi igenom när lagerhållning utomlands kan utlösa momsregistrering, hur egna varuöverföringar ska hanteras och varför OSS inte alltid är tillräckligt.
Varför kan lager i ett annat EU-land kräva momsregistrering?
När ett svenskt företag flyttar egna varor från Sverige till ett lager i ett annat EU-land byter varorna inte ägare. Momsmässigt behandlas transporten normalt som en överföring av varor mellan företagets verksamheter i två medlemsländer, om inget särskilt undantag är tillämpligt.
Överföringen kan då motsvara:
- en unionsintern leverans i Sverige, och
- ett unionsinternt förvärv i landet där lagret finns.
För att kunna redovisa förvärvet i destinationslandet behöver företaget normalt ett lokalt VAT-nummer där. Efterföljande försäljning från lagret kan dessutom skapa lokala eller gränsöverskridande momsplikter. Ett viktigt möjligt undantag är avropslager enligt EU:s call-off stock-regler, om samtliga villkor för förenklingen är uppfyllda.
Ett utlandslager kan därför medföra lokal momsregistrering även om företaget inte har något dotterbolag, kontor eller egen personal i landet. Lagerhållning och momsregistrering ska samtidigt inte automatiskt likställas med ett fast etableringsställe. Det är två skilda bedömningar.
Läs mer om när lokal momsregistrering krävs i andra EU-länder.
Vilka lagerupplägg kan utlösa lokala momsskyldigheter?
Flera vanliga logistikmodeller kan innebära att ett företag behöver registrera sig för moms i landet där varorna finns.
Eget lager eller distributionscenter
Om företaget hyr eller driver ett eget lager i exempelvis Tyskland, Frankrike eller Polen och för över egna varor dit, behöver varuöverföringen och den efterföljande försäljningen analyseras enligt det landets momsregler.
Lokal momsregistrering krävs ofta för att företaget ska kunna:
- redovisa det unionsinterna förvärvet av de överförda varorna,
- rapportera lokal försäljning från lagret,
- redovisa leveranser från lagret till kunder i andra EU-länder, och
- hantera lokal ingående moms.
Lager hos tredjepartslogistiker (3PL)
Ett 3PL-företag kan sköta lagring, plockning, paketering och leverans utan att äga varorna. Om e-handlaren fortfarande äger varorna i lagret kan upplägget ändå medföra lokal momsregistrering.
Bedömningen beror bland annat på:
- var varorna finns fysiskt,
- vem som äger dem,
- hur och när de överförs till lagret,
- vilka kunder som får leveranser från lagret, och
- om försäljningen sker lokalt eller över en EU-gräns.
Att ett externt logistikföretag sköter lagret tar alltså inte automatiskt bort säljarens momsansvar.
Amazon FBA och PAN-EU
Med Fulfilment by Amazon (FBA) kan Amazon lagra och distribuera säljarens varor. Beroende på vilket lagerprogram och vilka länder säljaren har aktiverat kan varorna fördelas mellan flera godkända EU-länder.
Om varorna lagras i flera länder kan momsregistrering och löpande rapportering bli aktuella i vart och ett av dessa länder. Det är därför viktigt att känna till vilka lagerländer som är aktiverade och att stämma av Amazons lager- och transaktionsrapporter mot momsdeklarationerna.
Läs mer om Amazon FBA, PAN-EU och momsregistrering samt vad som gäller vid försäljning via Amazon.
Så hanteras överföring av egna varor inom EU
När ett företag flyttar egna varor från Sverige till ett lager i ett annat EU-land är det inte fråga om import. Import innebär att varor förs in i EU från ett land utanför EU.
En överföring från Sverige till exempelvis ett lager i Tyskland är i stället en unionsintern varuöverföring. Om villkoren är uppfyllda kan den behandlas som en momsfri unionsintern leverans i Sverige och ett unionsinternt förvärv i Tyskland.
För ett svenskt företag innebär det normalt att överföringen behöver:
- redovisas i den svenska momsdeklarationen,
- tas upp i en periodisk sammanställning med företagets VAT-nummer i destinationslandet, och
- redovisas som ett unionsinternt förvärv i destinationslandets momsdeklaration.
Företaget behöver också kunna visa att varorna faktiskt har transporterats mellan länderna. Transporthandlingar, lagerunderlag och avstämningar mellan bokföring och logistiksystem är därför viktiga.
Import från ett land utanför EU
Om varorna i stället skickas från exempelvis Kina direkt till företagets lager i Frankrike uppstår en import till Frankrike. Då behöver företaget bland annat bedöma:
- vem som är importör,
- vilket EORI-nummer som används,
- hur importmomsen redovisas,
- om tull ska betalas, och
- hur den efterföljande försäljningen ska momsbehandlas.
Import från tredjeland och överföring av egna varor inom EU är alltså två olika flöden som inte bör blandas ihop i bokföring eller momsrapportering.
Kan OSS ersätta lokal momsregistrering för ett utlandslager?
OSS, One Stop Shop, förenklar redovisningen av viss gränsöverskridande B2C-försäljning inom EU. Systemet innebär däremot inte att alla skyldigheter som följer av ett lager i ett annat land försvinner.
Om ett svenskt företag lagrar varor i Tyskland och säljer dem till tyska privatpersoner är försäljningen lokal i Tyskland. Den redovisas normalt inte genom svensk OSS, utan i en tysk momsdeklaration.
Om samma varor skickas från det tyska lagret till en privatperson i Frankrike kan den gränsöverskridande distansförsäljningen däremot under rätt förutsättningar redovisas genom OSS. Företaget kan alltså behöva både:
- lokal momsregistrering i lagerlandet, och
- OSS för vissa leveranser från lagerlandet till privatpersoner i andra EU-länder.
OSS och lokal momsregistrering fyller därför olika funktioner. Läs mer i vår guide om OSS-moms för e-handlare.
Lokal försäljning, B2B och B2C från lagret
Momshanteringen efter att varorna kommit till lagret beror på vem kunden är och vart varan transporteras.
Försäljning till kunder i lagerlandet
Om varor säljs från ett lager i Frankrike till en kund i Frankrike är försäljningen normalt en lokal fransk omsättning. Den behöver då redovisas enligt franska momsregler.
B2B-försäljning till ett annat EU-land
Om varor skickas från lagret till ett momsregistrerat företag i ett annat EU-land kan försäljningen under rätt förutsättningar vara en unionsintern leverans. Säljaren behöver bland annat kontrollera kundens VAT-nummer och kunna styrka transporten.
Leveransen kan också behöva redovisas i en periodisk sammanställning i det land som varorna skickas från.
B2C-försäljning till ett annat EU-land
När varor skickas från lagret till en privatperson i ett annat EU-land kan reglerna om unionsintern distansförsäljning bli tillämpliga. Kundlandets moms ska då normalt användas, och försäljningen kan ofta redovisas via OSS.
Intrastat och annan rapportering för varuflöden
Lokal momsregistrering kan följas av fler rapporteringskrav än den vanliga momsdeklarationen.
Intrastat
Varuöverföringar och försäljningar mellan EU-länder kan omfattas av Intrastat när företagets varuflöden passerar landets rapporteringströskel eller när företaget på annat sätt har blivit uppgiftsskyldigt.
Intrastat är statistisk rapportering och ska inte förväxlas med momsdeklaration eller periodisk sammanställning. Varje EU-land fastställer egna regler, trösklar och rapporteringskrav.
Läs mer om när företag behöver Intrastat-rapportera.
Periodisk sammanställning
När en överföring av egna varor omfattas av de allmänna reglerna ska den normalt redovisas i en periodisk sammanställning. Företaget använder då sitt eget VAT-nummer i destinationslandet som mottagarens VAT-nummer.
Även efterföljande unionsinterna B2B-leveranser från lagret kan omfattas av rapporteringsskyldigheten. Rapporteringsperiod och deadline beror på reglerna i det land där rapporten lämnas.
Lokala momsdeklarationer
När företaget är momsregistrerat i lagerlandet behöver lokala momsdeklarationer normalt lämnas enligt landets rapporteringsintervall. I vissa länder kan även nolldeklarationer krävas för perioder utan redovisningsbara transaktioner.
Avropslager kan ge en förenklad hantering
Avropslager, även kallat call-off stock, är ett särskilt upplägg där varor transporteras till ett lager i ett annat EU-land för en i förväg identifierad kund.
Om samtliga villkor för förenklingsreglerna är uppfyllda kan leverantören undvika att en unionsintern leverans och ett unionsinternt förvärv anses uppkomma redan när varorna flyttas till lagret. Det kan innebära att leverantören inte behöver momsregistrera sig i lagerlandet enbart på grund av denna överföring.
Förutsättningarna omfattar bland annat att:
- köparen är känd när varorna transporteras,
- köparen har ett giltigt VAT-nummer i lagerlandet,
- leverantören inte är etablerad i lagerlandet,
- både leverantören och köparen för föreskrivna register,
- köparens VAT-nummer och relevanta händelser redovisas i periodisk sammanställning, och
- den identifierade kunden förvärvar eller tar ut varorna inom tolv månader.
Om villkoren upphör att vara uppfyllda, varorna inte tas ut i tid eller något annat händer med lagret kan de vanliga reglerna för varuöverföringar börja gälla. Tidpunkten och konsekvensen beror på vilken händelse som inträffat.
Avropslager är därför inte samma sak som ett vanligt 3PL-lager med varor avsedda för många framtida kunder.
Exempel: svenskt e-handelsföretag med lager i Tyskland
Ett svenskt e-handelsföretag flyttar egna varor från Sverige till ett 3PL-lager i Tyskland. Företaget äger varorna under lagringen och säljer dem till kunder i flera EU-länder.
Upplägget kan innebära att företaget behöver:
- momsregistrera sig i Tyskland,
- redovisa överföringen från Sverige som en unionsintern varuöverföring,
- redovisa ett unionsinternt förvärv i Tyskland,
- redovisa tysk moms på lokala försäljningar i Tyskland,
- använda OSS för vissa B2C-leveranser från Tyskland till andra EU-länder,
- redovisa unionsinterna B2B-leveranser från Tyskland enligt tyska regler, och
- lämna Intrastat-uppgifter om de tyska rapporteringskraven blir tillämpliga.
Exemplet visar varför OSS inte ensamt löser momshanteringen när företaget har lager i ett annat EU-land.
Vanliga misstag vid lagerhållning utomlands
Företaget registrerar sig först när försäljningen börjar
Registreringsbehovet kan uppstå redan när egna varor flyttas till lagret. Vänta därför inte automatiskt tills den första kundordern har skickats.
Egna varuöverföringar behandlas som vanliga inköp eller försäljningar
Varorna byter inte ägare, men överföringen kan ändå behöva redovisas i två länder. Bristande avstämning mellan lagersystem och momsrapportering är en vanlig felkälla.
OSS används för lokal försäljning
OSS är inte ett generellt alternativ till lokal momsregistrering. Försäljning inom det land där lagret finns ska normalt hanteras lokalt.
Amazon- eller 3PL-data stäms inte av
Lagerflyttar, returer, lokala försäljningar och leveranser över EU-gränser behöver kategoriseras korrekt. En försäljningsrapport räcker inte alltid för att fånga alla momsrelevanta varurörelser.
Intrastat och periodisk sammanställning blandas ihop
Rapporterna har olika syften och kan båda bli aktuella. Att en transaktion finns i momsdeklarationen innebär inte automatiskt att övrig rapportering är klar.
Checklista innan du placerar lager i ett annat EU-land
Innan varorna flyttas bör företaget fastställa:
- vem som äger varorna under lagringen,
- vilka länder varorna kan lagras i,
- från vilket land kundförsäljningen sker,
- om ett lokalt VAT-nummer behövs före den första överföringen,
- hur egna varuöverföringar ska redovisas,
- vilka B2B- och B2C-flöden som uppstår,
- om OSS kan användas för vissa distansförsäljningar,
- vem som ansvarar för import om varorna kommer från tredjeland,
- om Intrastat eller periodisk sammanställning kan krävas, och
- hur data från webbshop, marknadsplats och lager ska stämmas av.
En genomgång före lagerstart är normalt enklare och billigare än att rätta flera perioders momsrapportering i efterhand.
Sammanfattning
Lager i ett annat EU-land kan ge stora logistiska och kommersiella fördelar, men medför ofta nya moms- och rapporteringsskyldigheter.
För svenska företag är det särskilt viktigt att skilja mellan:
- överföring av egna varor inom EU,
- import från ett land utanför EU,
- lokal försäljning i lagerlandet,
- gränsöverskridande B2B- och B2C-försäljning,
- OSS-redovisning, och
- lokal momsregistrering.
Kravbilden beror på det faktiska varuflödet, avtalen och reglerna i de länder som berörs. Varje lagerupplägg bör därför bedömas innan varorna flyttas.
För en bredare översikt kan du läsa vår guide om moms för e-handlare inom och utanför EU.
Behöver ni hjälp med moms för lager i andra EU-länder?
VATxpress hjälper e-handlare och internationellt verksamma företag att analysera lagerflöden, identifiera registreringsbehov och hantera löpande VAT compliance.
Vi kan bland annat hjälpa till med:
- analys av lager- och försäljningsflöden,
- momsregistrering i berörda EU-länder,
- lokala momsdeklarationer,
- OSS och periodiska sammanställningar,
- Intrastat-rapportering, och
- avstämning av data från Amazon, andra marknadsplatser och 3PL-partners.
Kontakta VATxpress för en genomgång innan ni etablerar lager i ett nytt EU-land eller om varorna redan har börjat flyttas.