Amazon VAT Transaction Report är ett centralt underlag för företag som säljer med FBA i Europa. Men rapporten kan inte lämnas vidare till momsdeklarationen utan kontroll. Försäljning, returer och lagerflyttar måste först klassificeras per land och transaktionstyp.
Här går vi igenom hur rapporten används i momsarbetet, vilka kontroller som behövs och hur vanliga avstämningsfel kan upptäckas.
Viktig princip: Amazon-data visar vad som har hänt i logistik- och ordersystemet. Det är företagets faktiska varuflöden, VAT-nummer och lokala regler som avgör hur varje post ska redovisas.
Vad är Amazon VAT Transaction Report?
Rapporten samlar transaktionsdata från säljarens europeiska Amazon-konto. Beroende på upplägg och period kan den innehålla kundförsäljningar, återbetalningar, returer och förflyttningar av lager mellan Amazons anläggningar.
Den används för att identifiera bland annat:
- från vilket land en vara skickades,
- i vilket land kunden finns,
- vilket VAT-nummer som kopplats till transaktionen,
- om ordern är lokal eller gränsöverskridande,
- momsbelopp och tillämpad momssats, samt
- krediteringar och andra justeringar.
Vilka fält som finns och hur de benämns kan förändras. Rutinen bör därför bygga på transaktionernas innebörd och inte enbart på en statisk kolumnplacering.
Varför behövs rapporten?
En Amazon-säljare med FBA kan ha lokal försäljning i flera länder, distansförsäljning till konsumenter, B2B-transaktioner och interna lagerflyttar under samma månad. Dessa poster kan höra hemma i olika deklarationer.
Om företaget använder Pan-European FBA kan Amazon dessutom flytta varor mellan Frankrike, Tyskland, Italien, Spanien och Polen. Läs mer om registreringskraven i guiden om Pan-European FBA och moms.
Så skiljer du på transaktionstyperna
Lokal försäljning
Om varan ligger i Tyskland och säljs till en kund i Tyskland är det normalt en lokal tysk försäljning. Den redovisas i den lokala tyska momsdeklarationen, inte i OSS.
Gränsöverskridande B2C-försäljning
Om varan skickas från ett lager i Tyskland till en privatperson i Frankrike kan försäljningen normalt omfattas av OSS. Kundlandet, varans avsändarland och kundens status behöver kontrolleras.
B2B-försäljning
Försäljning till en momsregistrerad företagskund kan följa andra regler än konsumentförsäljning. Kundens VAT-nummer och transaktionens faktiska flöde behöver valideras.
Lagerflytt
När Amazon flyttar säljarens egna varor mellan två EU-länder sker ingen kundförsäljning. Flytten kan ändå behöva redovisas som en unionsintern överföring i avsändarlandet och ett unionsinternt förvärv i mottagarlandet.
Retur eller återbetalning
En återbetalning måste kopplas till den ursprungliga försäljningen så att rätt land, momssats och deklarationsperiod korrigeras. En fysisk retur kan samtidigt hamna i ett annat lagerland och påverka lageravstämningen.
En praktisk avstämningsprocess
- Lås rapportperioden. Hämta samtliga relevanta rapporter för samma datumintervall och notera tidszon.
- Kontrollera VAT-numren. Jämför registrerade nummer i Seller Central med företagets aktiva registreringar.
- Gruppera efter avsändarland. Det visar vilka lokala deklarationer som kan beröras.
- Dela upp kundland och kundtyp. Separera lokal B2C, gränsöverskridande B2C och B2B.
- Identifiera lagerflyttar. Stäm av överföringar mellan lagerländer i båda riktningarna.
- Koppla returer till originalordern. Kontrollera land, momssats och period.
- Jämför mot utbetalningar och huvudbok. Försäljning, avgifter och utbetalt belopp är olika storheter.
- Dokumentera avvikelser. Spara förklaringar till manuella justeringar och sena poster.
Vanliga avstämningsfel
Rapportbeloppet jämförs direkt med bankutbetalningen
Amazons utbetalning är normalt nettot efter avgifter, reserver, återbetalningar och andra justeringar. Den motsvarar därför inte periodens momspliktiga omsättning.
Orderdatum används utan hänsyn till skatteperiod
Order, leverans, betalning och återbetalning kan inträffa vid olika tidpunkter. Fastställ vilken händelse som styr rapporteringsperioden för respektive transaktion.
Alla EU-försäljningar läggs i OSS
Lokal försäljning i ett lagerland och lageröverföringar ska inte behandlas som vanlig OSS-försäljning.
Returer nettas utan spårbarhet
Om returer endast dras av som ett totalbelopp blir det svårt att visa vilket land, vilken momssats och vilken ursprunglig deklaration som korrigerats.
Nya lagerländer upptäcks för sent
Rapporten kan visa att Amazon börjat lagra eller flytta varor i ett land där företaget ännu saknar VAT-nummer. Då behöver registreringsdatum och eventuell retroaktiv rapportering bedömas.
Vilka andra underlag bör stämmas av?
VAT Transaction Report bör normalt kombineras med andra data från Seller Central och bokföringen, exempelvis lager- och fulfilmentrapporter, order- och returdata, avgiftsfakturor, utbetalningsrapporter och företagets huvudbok.
För en överblick över hela momsmodellen, läs Amazon FBA och moms i EU. Om ni fortfarande väljer lagerupplägg kan ni även jämföra Amazon EFN och Pan-European FBA.
När bör avstämningen göras?
Arbetet bör ske inför varje deklarationsperiod, inte enbart vid årsbokslutet. Tidig avstämning gör det möjligt att upptäcka saknade registreringar, felaktiga momssatser och poster som kommit in efter att föregående period stängdes.
För säljare med stora volymer bör processen standardiseras med fasta kontroller, dokumenterade regler och en tydlig hantering av undantag. Automatisering kan minska manuellt arbete, men avvikelser behöver fortfarande granskas.
Så hjälper VATxpress med Amazon-data
VATxpress hjälper e-handelsföretag att strukturera Amazon-underlag och fördela transaktionerna mellan lokala momsdeklarationer, OSS och annan rapportering. Vi kan också identifiera lagerländer där registrering saknas och utreda historiska avvikelser.
Behöver ni få kontroll över rapporteringen? Kontakta oss så går vi igenom era Amazon-flöden och skapar en återkommande avstämningsrutin.
Informationen är generell och ersätter inte en bedömning av företagets faktiska transaktioner och lokala rapporteringskrav.
Översikt: Läs vår samlade guide om Amazon FBA och moms för att förstå hur lager, försäljningsmodell och marknadsplatsansvar påverkar företagets VAT-registreringar och rapportering.
Officiell vägledning: EU-kommissionens VAT-vägledning för företag ger ramen för de momsuppgifter som behöver stämmas av mot Amazons transaktionsrapport och respektive lands deklaration.